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Lorsqu’une personne possédant le domaine de votre entreprise reçoit une invitation à collaborer dans un dossier et qu’elle ne possède pas encore de compte Box, un compte sera provisionné et cet utilisateur deviendra automatiquement un utilisateur géré sous votre instance d’entreprise. Par exemple, john.doe@companydomain.com , qui est déjà un utilisateur géré, invite un collègue jane.doe@companydomain.com , qui ne possède pas de compte Box existant, dans un dossier. Le compte Box de Jane Doe sera automatiquement créé en tant qu’utilisateur géré sous votre instance Box. Cela s’applique à tous les domaines de messagerie attribués à votre instance Box. Lorsqu’une personne possédant le domaine de votre entreprise reçoit une invitation à collaborer sur un fichier :
  • S’ils sont actuellement un utilisateur non géré, ils le resteront.
  • S’il ne s’agit pas actuellement d’un utilisateur non géré, un compte sera provisionné et cet utilisateur deviendra automatiquement un utilisateur géré sous votre instance d’entreprise.

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Pourquoi est-ce important ?

Pour plus de sécurité, cela garantit que tous les utilisateurs du domaine sont gérés sous votre instance Box afin que vous ayez une surveillance et un contrôle complets sur leur stockage de contenu et leur collaboration dans Box.

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Comment identifier ces utilisateurs

Vous pouvez facilement identifier les comptes créés de cette manière via la section de rapport de la console d’administration.
  1. À droite du rapport d’activité utilisateur, cliquez sur Créer.
  2. Dans la liste des types d’actions, sélectionnez les éléments suivants :
    • Utilisateurs > Nouvel utilisateur créé
    • Collaboration > Collaborateur invité
  3. Le rapport montrera :
    • John Doe a invité Jane Doe au dossier
    • Jane Doe ou (’---’) a créé le compte de Jane Doe.
Note:
  • Vous pouvez configurer votre instance Box pour recevoir des résumés quotidiens des comptes Box créés via :
  • Les résumés quotidiens peuvent vous aider à identifier si vous devez exécuter un rapport pour voir si un nouvel utilisateur a été créé via « Invitation de collaboration ».

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Comment gérer les utilisateurs nouvellement créés

  • Vous pouvez utiliser les méthodes décrites dans «  Comment identifier ces utilisateurs  » et continuer à gérer ces occurrences au cas par cas, en supprimant les utilisateurs en double si nécessaire.
  • L’intégration de SSO à votre instance Box vous permettra de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires pour gérer les comptes créés. Veuillez consulter cette page (en anglais) pour plus d’informations.