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Box File Request offre aux membres de votre organisation un moyen rapide et sécurisé de demander et d’obtenir des fichiers, ainsi que les métadonnées associées, auprès de n’importe qui. À l’aide d’une interface graphique simple par glisser-déposer, ils créent un formulaire Web hébergé par Box. Ils obtiennent ensuite un lien partagé vers le formulaire qu’ils peuvent envoyer pour :
  • Demander des fichiers en toute sécurité à n’importe qui, qu’il dispose ou non d’un compte Box, sans ajouter de collaborateurs sur un dossier
  • Solliciter des informations supplémentaires avec des champs de formulaire de métadonnées, qu’ils peuvent définir comme obligatoires/facultatifs
  • Activer une sécurité et un suivi supplémentaires avec les paramètres de lien, comme ils le feraient avec n’importe quel lien partagé Box
  • Lancer des flux de travail automatisés à l’aide de Box Relay
Les utilisateurs commencent par identifier le dossier Box dans lequel ils souhaitent héberger le contenu demandé. Box stocke tout le contenu demandé dans ce dossier. Les politiques Box de votre organisation déterminent la taille maximale du fichier qu’une personne peut télécharger. Par défaut, les téléchargements de fichiers sont anonymes. Cependant, vous pouvez exiger que les personnes qui téléchargent des fichiers se connectent à Box. Cela vous permet de saisir une adresse e-mail valide à chaque téléchargement. La personne qui crée un formulaire de demande de fichier peut également spécifier les métadonnées qu’elle souhaite voir accompagner le contenu chargé. Pour ce faire, elle identifie un modèle de métadonnées existant (un modèle de demande de fichier et une demande de fichier par dossier). Elle spécifie ensuite les attributs spécifiques qu’elle souhaite capturer. Les métadonnées demandées sont attachées à chaque chargement de fichier. Si le modèle de métadonnées utilisé est modifié ou supprimé par la suite, il ne met pas automatiquement à jour la demande de fichier. Vous devez supprimer les champs de métadonnées concernés et ajouter de nouveaux champs. Par défaut, Box File Request est activé pour tous les utilisateurs gérés de votre organisation et est disponible pour les propriétaires, copropriétaires et éditeurs de dossiers de votre organisation. Les personnes doivent  disposer d’un accès en modification ou supérieur à un dossier pour utiliser File Request. Vous pouvez configurer les utilisateurs ayant accès à la fonctionnalité et vous pouvez configurer si vous souhaitez inclure les éditeurs ou limiter l’accès uniquement aux propriétaires et copropriétaires de dossiers. Vous pouvez également désactiver la fonctionnalité à l’échelle de l’entreprise. Box File Request est accessible à toute personne disposant d’un compte Box Business Plan. Cependant, personne n’a besoin d’un compte Box pour accéder au formulaire terminé et télécharger le contenu.

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Définition des autorisations

Pour ajuster les autorisations pour les demandes de fichiers dans toute votre organisation :
  1. Depuis votre console d’administration, accédez à  Paramètres d’entreprise  >  Contenu et partage .
  2. Faites défiler jusqu’à la section  Demande de fichier .
  3. Par défaut, la nouvelle expérience de demande de fichier est activée pour tous les utilisateurs gérés qui sont éditeurs, propriétaires ou copropriétaires d’un dossier.
    section-adin-console-fr-png
  4. Spécifiez l’étendue de l’accès à la demande de fichier. Vous pouvez accorder l’accès à tous vos utilisateurs ou groupes gérés, uniquement à un sous-ensemble d’utilisateurs ou de groupes, ou désactiver entièrement la fonctionnalité. Pour ce faire, cliquez sur Configurer les utilisateurs, cliquez sur l’option souhaitée, puis cliquez sur  Enregistrer.
    Remarque  :
    • Vous pouvez autoriser ou refuser jusqu’à 100 utilisateurs gérés et 100 groupes.
    • Vous ne pouvez sélectionner que les groupes dont le paramètre d’autorisation est défini sur Administrateurs uniquement. Pour plus de détails, voir  « Créer et gérer des groupes » (en anglais).
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  1. Spécifiez si vous souhaitez limiter l’accès aux demandes de fichiers aux propriétaires et copropriétaires de dossiers (c’est-à-dire exclure les éditeurs), en fonction des autorisations de dossier. Pour ce faire, cliquez sur Configurer les autorisations, cliquez sur l’option souhaitée, puis cliquez sur  Enregistrer.
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  1. Indiquez si vous souhaitez que le chargeur de contenu se connecte à son compte Box avant de soumettre ses fichiers. Pour ce faire, cochez la  case Exiger que les chargeurs se connectent avec un compte Box . Ce paramètre :
    • s’applique à l’ensemble de l’entreprise ; les titulaires de compte Box individuels ne peuvent pas le modifier.
    • s’applique rétroactivement à toutes les demandes de fichiers actuellement actives, en plus de toutes les demandes de fichiers futures
    • désactive l’option permettant d’ajouter un champ de courrier électronique à la demande de fichier, car cette option devient redondante lorsque vous exigez une connexion Box avant le téléchargement.
    • offre une option aux personnes n’ayant pas de compte Box pour en créer un avant de pouvoir soumettre.

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Application de la personnalisation par défaut

Pour savoir comment appliquer une personnalisation par défaut aux nouvelles demandes de fichiers : voir cet article. Remarques
  • La demande de fichiers ne permet pas d’accéder aux données de votre compte Box. Elle collecte uniquement les fichiers d’autres contributeurs.
  • Si vous désactivez la demande de fichier pour tous les utilisateurs gérés, vous limitez la possibilité pour quiconque de créer ou de modifier une demande de fichier. Tous les liens de demande de fichier existants restent actifs, sauf si vous désactivez ou supprimez les demandes de fichier individuelles avant de désactiver la fonctionnalité.
Box File Request est entièrement intégré à Box Tasks, Relay et Notifications. Par exemple, les fichiers téléchargés via une demande de fichier peuvent être utilisés pour lancer un flux de travail automatisé dans Relay. Les utilisateurs peuvent également utiliser Box File Request avec votre intranet et comme widget d’intégration de téléchargement. Vous pouvez également générer un rapport d’activité utilisateur pour identifier qui a créé, mis à jour ou supprimé une demande de fichier dans votre entreprise. Pour ce faire, à partir de votre console d’administration, accédez à  Rapports  > Créer un rapport >  Activité utilisateur, puis dans la  section Types d’actions, faites défiler jusqu’à la  Demande de fichier.  Cependant, vous ne pouvez générer de rapport que sur l’activité des demandes de fichier remontant au 4 juin 2020. De plus, vous ne pouvez générer de rapport que sur les demandes utilisant la version révisée de la demande de fichier.   Enfin, grâce aux API Box, vous pouvez copier par programmation une demande de fichier existante et l’appliquer à plusieurs dossiers, modifier les paramètres de demande de fichier ou désactiver ou supprimer des demandes de fichier. Pour plus de détails, consultez la page « Guide d’utilisation et cas d’utilisation de File Request » (en anglais), ainsi que la référence API du développeur Box (en anglais). Liens connexes Présentation de Box File Request Utilisation de File Request pour obtenir du contenu de n’importe qui Comment les auteurs de contenu voient et utilisent la demande de fichier ? FAQ sur Box File Request (en anglais) Présentation de Box Relay (en anglais) Comprendre les niveaux d’autorisation des collaborateurs