Vous et votre application Box avez au moins une chose en commun : vous utilisez tous deux des métadonnées. Les métadonnées définissent et stockent des informations personnalisées associées à vos fichiers dans Box. Ces informations personnalisées peuvent servir à de nombreux cas d’utilisation différents. Vous pouvez les définir soit dans l’application Web Box, soit par programmation via l’API.
Pour optimiser la recherche de métadonnées, utilisez l’API de requête de métadonnées ou API de recherche (en anglais) pour filtrer les résultats en fonction des modèles et des attributs de métadonnées. De plus, les métadonnées offrent également la possibilité aux entreprises de migrer les métadonnées des systèmes existants vers Box. Par conséquent, si vous disposiez d’un outil de gestion de documents développé en interne avec des métadonnées personnalisées, vous pouvez désormais mapper ces valeurs à Box afin de ne perdre aucune de vos données héritées.
Cet article sert de guide sur la façon d’utiliser les métadonnées dans l’application Web Box. Pour obtenir des détails techniques sur la façon d’intégrer Box, les développeurs peuvent visiter notre documentation de l’API (en anglais).
Modèles de métadonnées
La principale façon d’utiliser les métadonnées consiste à utiliser des modèles de métadonnées. Les modèles sont un regroupement logique d’attributs de métadonnées qui permettent de classer le contenu. Par exemple, l’équipe marketing d’une entreprise de vente au détail peut disposer d’un modèle d’actif de marque qui définit un élément de contenu de manière plus détaillée. Ce modèle d’actif de marque peut comporter des attributs tels que « Ligne », « Catégorie », « Hauteur (px) », « Largeur (px) » ou « Approuvé par le marketing ».
Les modèles de métadonnées sont importants pour plusieurs raisons :
- Pour garantir l’uniformité des métadonnées de votre entreprise
- Pour réduire les erreurs et accélérer la saisie de données par vos employés ou membres de votre équipe
- Pour activer les recherches avancées
Lors de l’utilisation de métadonnées, il est important de déterminer quels groupes fonctionnels bénéficieront de l’ajout et de la maintenance de modèles de métadonnées. Nous suggérons d’envisager l’utilisation de métadonnées dans les secteurs d’activité suivants :
- Juridique - Classification des contrats juridiques. Des conditions de service personnalisées aux contrats d’acquisition, les attributs de métadonnées tels que la date de signature ou la durée du contrat peuvent s’avérer utiles pour la découverte.
- Gestion des fournisseurs - Intégrez et gérez les contrats et les détails des fournisseurs pour une création de rapports et une gestion des coûts beaucoup plus faciles.
- Ventes - Organisez le contenu par gamme de produits, cas d’utilisation ou zone géographique de vente. Facilitez la recherche de supports importants pour les commerciaux.
- Marketing - Gérez les ressources numériques et le matériel d’aide à la vente. Centralisez plusieurs référentiels de ressources numériques pour optimiser les efforts de la marque.
- Gestion de projet - Ajoutez une structure et un statut aux documents. Ajoutez des détails aux plans de travail du projet pour accélérer et communiquer l’avancement du projet.
- RH - Standardisez le cycle de vie des employés, de l’embauche à la retraite. Exploitez les métadonnées pour trouver des formulaires courants et analyser les données des employés.
Utilisation des modèles de métadonnées
Voici les bases de l’utilisation des modèles de métadonnées.
Application de modèles de métadonnées
Pour appliquer un modèle de métadonnées :
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Cliquez sur le fichier auquel vous souhaitez ajouter des métadonnées.
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Dans l’écran d’aperçu du fichier, cliquez sur l’icône de métadonnées dans la barre latérale droite.
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À côté de Métadonnées , cliquez sur Ajouter , puis choisissez le modèle de métadonnées que vous souhaitez utiliser.
Métadonnées personnalisées : si aucun modèle de métadonnées pertinent n’existe, vous pouvez créer un modèle personnalisé pour un fichier particulier. Lorsque vous choisissez un modèle, sélectionnez Ajouter des métadonnées personnalisées. Cliquez sur Ajouter un attribut pour créer un attribut personnalisé. Vous serez invité à saisir une « clé » ou un titre pour l’attribut et à définir une valeur pour l’attribut. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer . Vous pouvez ajouter autant d’attributs personnalisés que vous le souhaitez. Ces attributs supplémentaires ne sont partagés avec aucun autre fichier.
Remarque : vous pouvez attribuer jusqu’à 100 modèles de métadonnées à un fichier ou un dossier spécifique.
Modification des valeurs des métadonnées
Pour modifier les valeurs des métadonnées :
- Cliquez sur l’instance de métadonnées que vous souhaitez modifier. Box affiche une icône en forme de crayon à droite du nom du modèle.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon. Box affiche les valeurs d’attribut dans des zones de saisie de texte.
- Cliquez sur la valeur d’attribut que vous souhaitez modifier.
- Modifiez la valeur de l’attribut.
- Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : lors de la modification d’une instance personnalisée enregistrée , vous pouvez toujours ajouter des attributs en cliquant sur +
Suppression des métadonnées
Pour supprimer une instance de métadonnées d’un fichier :
- Cliquez sur l’instance de métadonnées que vous souhaitez supprimer. Box affiche une icône en forme de crayon à droite du nom de l’instance.
- Cliquez sur l’icône en forme de crayon.
- En bas du volet, cliquez sur Supprimer.
Note
La suppression des métadonnées est une action permanente que vous ne pouvez pas annuler. Il n’existe aucune corbeille permettant de récupérer les métadonnées supprimées. De plus, si un modèle ou un attribut de métadonnées est associé à une stratégie de conservation active, vous ne pouvez pas supprimer le modèle, l’attribut ou les options tant que vous n’avez pas supprimé les métadonnées. supprimé la politique de conservation (en anglais) .
Utilisation de la recherche avancée avec des modèles de métadonnées
Les valeurs des métadonnées sont indexées par le moteur de recherche Box. Si vous effectuez une recherche, le moteur de recherche traite les valeurs des métadonnées de la même manière que les titres ou le texte des fichiers sont actuellement traités. Si une correspondance est établie sur les métadonnées, elle influencera les résultats de recherche qui vous seront renvoyés à l’aide de l’algorithme de pertinence de recherche personnalisé de Box.
Vous pouvez également utiliser la recherche avancée pour filtrer les résultats dans des modèles de métadonnées spécifiques.
Pour effectuer une recherche à l’aide de modèles de métadonnées spécifiques :
- Cliquez sur l’ icône Recherche avancée
dans la zone de recherche en haut de l’écran
- Cliquez sur Métadonnées et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser pour votre recherche
- Saisissez les valeurs que vous souhaitez rechercher, puis appuyez sur Entrée pour rechercher.
Créer des modèles
Les administrateurs peuvent créer et gérer des modèles à partir de la console d’administration.
Pour plus d’informations, voir « Personnalisation des modèles de métadonnées » (en anglais) ainsi que « Comment créer la bonne structure de métadonnées pour votre entreprise » (en anglais).
FAQ
Voici quelques questions fréquemment posées (et réponses !) sur les métadonnées :
Les administrateurs peuvent créer des modèles de métadonnées à partir de leur console d’administration, en accédant à l’onglet Contenu > Métadonnées .
Puis-je utiliser des métadonnées sans modèles ?
Oui, vous pouvez utiliser des métadonnées sans modèles. Pour les comptes pour lesquels les métadonnées sont activées, vous pouvez toujours ajouter des métadonnées dans la section «Métadonnées personnalisées» des métadonnées.
Quels types de comptes peuvent accéder aux métadonnées ?
Les métadonnées sont une fonctionnalité réservée aux comptes Business Plus, Enterprise, Enterprise Plus et Enterprise Advanced. Elles sont également disponibles sur les comptes de développeur via https://developers.box.com (en anglais). Pour mettre à niveau votre compte, veuillez contacter votre équipe de compte Box.
Les métadonnées ne sont disponibles que pour les collaborateurs externes qui collaborent dans un dossier, où le propriétaire du dossier a activé les métadonnées sur son compte.
L’accès en lecture et en écriture des instances existantes est conforme aux paramètres de collaboration de dossier standard. Les nouvelles instances ne peuvent être appliquées que par les utilisateurs d’une entreprise via l’application Web ; les collaborateurs externes à l’entreprise ne peuvent pas ajouter d’instances à un fichier via l’application Web.
L’entreprise propriétaire du modèle de métadonnées est propriétaire du modèle de métadonnées et de toutes les valeurs du modèle. Si le modèle de métadonnées change, cela affecte toutes les valeurs de métadonnées avec lesquelles des collaborateurs externes ont collaboré.
Les métadonnées adhèrent aux autorisations au niveau du dossier. Un collaborateur autorisé à afficher les éléments peut afficher les métadonnées, et un collaborateur autorisé à télécharger peut modifier les valeurs des métadonnées. Par exemple, si un collaborateur est un lecteur dans un dossier, cette personne peut uniquement afficher les métadonnées et non les modifier.
Si un collaborateur est un chargeur-prévisualiseur dans un dossier, cette personne peut à la fois afficher et modifier les métadonnées. Consultez le tableau des autorisations pour voir quelles autorisations sont accordées à chaque rôle de collaborateur.
Consultez le tableau des liens partagés ici.
Mes métadonnées sont-elles cryptées ?
Oui.
Existe-t-il des limitations connues ?
Les métadonnées ne sont pas supprimées à moins qu’un utilisateur ne supprime directement les métadonnées du fichier ou du dossier. Si un compte active et désactive la fonctionnalité de métadonnées, ou si un élément avec des métadonnées est supprimé, les métadonnées des fichiers et des dossiers sont toujours conservées. 
