Boxでは、会社の内外を問わず、あらゆる人との間でファイルや文書を通じてのコラボレーションや共有を簡単に行えます。ただし、新しいコンテンツを追加したり、コンテンツを共有、移動、コピーしたりする際に、これらの項目のアクセス権限が変更される場合があり、その結果、制限が緩和されてしまうことがしばしば起こります。
Boxでは、想定外の人たちに機密情報が漏えいすることを防ぐとともに、実際にコラボレーションや共有を行っている相手をすばやく明確に把握できるように、さまざまなインジケータや警告が表示されます。これらの表示により、コンテンツが外部と共有されているかどうかや、作業中のコンテンツが共有リンクを通じて第三者と共有可能な状態になっているかどうかをひと目で識別することができます。これらの表示を活用すれば、適切な共有相手やコラボレータを指定しているかどうかを事前に確認できるだけでなく、ファイルやフォルダに対する操作を実行する前に、的確な判断を下せるようになります。
ファイルやフォルダが共有リンクを通じて外部のコラボレータや任意のユーザーと共有可能な状態になっている場合 (またはこれから共有可能な状態になる場合)、Boxでは次の3つの方法で通知されます。
- 右サイドバーの [共有] タブ
- コンテンツを移動またはコピーするとき
- コンテンツを共有するとき
右サイドバーの [共有] タブ
次の場合は、Boxのコンテンツリストの右側にある [共有] タブにインジケータが表示されます。
- コンテンツがオープン共有リンクを通じて共有可能な状態になっている
- コンテンツが外部とのコラボレーションで使用されている
[共有] タブを確認すれば、不特定多数の人たちがファイルや文書にアクセスできる状態になっているフォルダにうっかりコンテンツを追加 (アップロードまたは作成) してしまう事態を防止できます。
別のフォルダにコンテンツを移動またはコピーするとき
移動するコンテンツのアクセスレベルが変更される可能性がある場合に、Boxで表示される警告がいくつかあります。それには、以下が含まれます。
移動先のフォルダ、またはその親フォルダで公開リンクが有効になっている場合:
移動先のフォルダ、またはその親フォルダで外部コラボレータが許可されている場合:
このどちらかのメッセージを誤って受け取ったと思われる場合は、親フォルダの権限レベルを見落としている可能性があります。親フォルダを所有していない場合は、フォルダに公開リンクや外部コラボレータが含まれていないかどうか、担当者に確認してください。
コンテンツを共有するとき
社外の人物とコンテンツを共有する際、[共有] ダイアログボックスの表示は次のようになります。
- 外部コラボレータの名前の背景には別の色を表示
- 招待されたユーザーの外部ドメイン名 (ある場合)
- 招待するユーザーの画像 (対象となるリンクの受信者と同じ名前の別のユーザーに招待を送信しないようにするため)
- [共有] ウィンドウの下部に注意書き
これにより、誤って希望しない相手とコンテンツを共有してしまう事態を防止できます。
公開リンクを介してコンテンツを共有する際には、[共有] ダイアログボックスに、コンテンツが不特定多数の人に公開されることを伝えるメッセージが表示されます。
注サブフォルダが外部と共有されている場合でも、そのセキュリティインジケータが親フォルダへ自動的に継承されることはありません。インジケータは、外部コラボレータが追加されているフォルダレベルに適用 (およびそのフォルダの子に継承) されます。
