ファイルリクエストを使用してコンテンツを取得する

ファイルリクエストを利用すると、Boxアカウントを持たないユーザーに対しても、迅速かつ安全にファイルとメタデータをリクエストして入手できるようになります。ドラッグアンドドロップで簡単に操作できるグラフィックインターフェースを使用して作成したウェブフォームでは、以下のことが可能になります。

• フォルダにコラボレータを追加することなく、ユーザーに対してファイルを安全にリクエスト
• 必須/任意の設定ができるメタデータ属性フィールドを使用し追加情報を収集
• リンク設定で追加のセキュリティおよびメールの検証が可能
• Box Relayを使用して自動化ワークフローを開始

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ファイルリクエストフォームの作成

1. アップロードしたファイルを格納するフォルダを選択します。
2. 右側の [共有] ペインの [ファイルリクエスト] で、[リンクを作成] をクリックします。
   • 省略記号 (…) をクリックして [その他のオプション] メニューを表示し、[ファイルリクエスト] をクリックすることもできます。
3. [編集] をクリックします。 [ファイルの送信] ウィンドウが開き、デフォルトのタイトルとファイルのアップロード領域が表示されます。
4. フォームの上部にタイトルを入力します。
   • 明確かつ一意のタイトルにすることで、コンテンツを提供する人が求められているコンテンツを理解しやすくなります。
   • デフォルトのタイトルは [ファイルの送信] です (そのまま使用することもできます)。
   • リクエストするコンテンツやコンテンツの提供に関する指示を説明した1〜2文を任意で追加できます。

 

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コンテンツフィールドの追加

ファイルリクエストの作成時に、以下のような追加情報を取得するためにフォームにフィールドを追加できます。

• 送信者のメールアドレス (このオプションを管理者がまだ有効にしていない場合)
• アップロードされるファイルの説明
• ファイルのアップロードを1つ以上追加してリクエストをさらにシンプルかつ明確にする
• ファイルリクエストをビジネスでより有効に活用するために、ファイルのメタデータを追加してフォームを拡張する

重要 メタデータをリクエストするには、メタデータが企業ですでに有効になっている必要があります。メタデータテンプレートの作成と操作の詳細については、この記事の最後にある関連リンクセクションを参照してください。 追加情報とファイル属性を指定するには、以下の手順に従います。

1. ファイルリクエストを編集します。
2. [ファイルリクエスト] ウィンドウの下部、または右側のメニューで、以下のフィールドから選択します。
   • メールアドレス
     • このフィールドは一度だけ追加できます。
   • ファイルの説明
   • ファイルのアップロード
   • ファイルのメタデータ
3. [保存] をクリックします。

メタデータを追加する場合は、以下の手順に従います。

1. ウィンドウの左側で、使用するテンプレートをクリックします。 ウィンドウの右側に、選択したテンプレートのフィールド (ファイル属性) が表示されます。
2. 使用する属性のチェックボックスをオンにし、[フィールドの追加 ] をクリックします。
   • デフォルトでは、すべてのメタデータフィールドが必須です。 フィールドを「任意」にするには、以下の手順に従います。
     • 目的のフィールドを選択します。
     • [必須] をクリックします。 フィールドの名前の横にアスタリスクが表示されます。
   • (オプション) フィールドに説明を追加するには、以下の手順に従います。
     1. 目的のフィールドを選択します。
     2. 省略記号 ([…]) をクリックします。
     3. [説明の追加] をオンにします。
   • このフォームを保存した後で、他のメタデータフィールドを追加する場合は、もう一度 [フィールドを追加] > [メタデータ] をクリックして、最初に追加していないメタデータ属性を表示します。 これにより、例えば、リクエストしている情報とその情報が必要な理由を明確に説明することができます。 説明フィールドは任意または必須に設定することもできます。

注 1つのファイルリクエストに使用できるメタデータテンプレートは1つだけです。 フォームをプレビューするには、以下の手順に従います。

1. 画面の右上で [プレビュー] をクリックします。 作成したファイルリクエストフォームのプレビューが新しいタブに表示されます。これは、ファイルを送信する人に表示されるフォームとまったく同じです。
2. フォームに問題がなければ、[ファイルリクエスト] ウィンドウに戻ってリンクをコピーします。
3. 変更を加える場合は、下記を参照してください。

フォーム上のフィールドを並べ替えるには、以下の手順に従います。

• ファイルリクエストフォームを開きます。
• 垂直アイコン をクリックして移動するフィールドを選択し、フィールドをドラッグします。
• 別のフィールドを追加するには、以下のいずれかの操作を行います。
  • [フィールドを追加] をクリックします。
  • 右側のパネルのフィールドを任意の場所にドラッグアンドドロップします。
  • 水平方向の区切り線にカーソルを合わせて、[+] をクリックするとフィールドを追加するためのオプションを開きます。
• フォームからフィールドを削除するには、省略記号 (…) をクリックして [その他のオプション] メニューを表示し、[削除] をクリックします。

注: [削除] をクリックすると、フィールドは即座に削除されます。 削除したフィールドは、再度追加することができます。 フォームを公開した後に変更するには、ファイルリクエストが含まれるフォルダに移動し、以下の手順に従います。

1. 省略記号 (…) をクリックし、[その他のオプション] メニューを開きます。
2. [ファイルリクエスト] を選択します。
3. [編集] をクリックし、必要な変更を加えます。
4. [保存] をクリックします。

リンク設定を構成して送信者のメールアドレスを取得する

1. 画面の右上で、[共有] をクリックします。[ファイルリクエスト] ウィンドウが表示されたら、下部にある [設定] をクリックします。 [設定] ウィンドウが表示されます。
2. 管理対象ユーザーに対してファイルの送信前にBoxへのログインを求めるには、[アップローダーにBoxへのログインを要求する] スライダをクリックして右に動かします。

• このボックスを使用できない場合は、Box管理者がコンテンツのアップローダー全員に対して、ファイルの送信前に自分のBoxアカウントにログインするよう求めていることを意味します。 この場合、ファイルリクエストによって自動的にアップローダーのメールが取得され、検証されます。Boxウェブアプリでは、ファイルのプレビュー画面で [詳細] セクションの [アップローダー] にその情報が表示されます。
• ファイルリクエストフォームにリンクの有効期限を設定するには、[リンクの有効期限を設定する] スライダをクリックして右に動かし、希望の日付を設定します。
• 完了したら、[保存] をクリックします。

必要に応じて、リンクをコピーして送信します。 重要 コンテンツがアップロードされたときに通知を受け取るには、フォルダの設定に移動し、[次の場合に通知を受け取る] の [アップロード] チェックボックスをオンにします。

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既存のウェブページへのファイルリクエストの埋め込み

新しいページを別途作成するのではなく、大きなウェブページ内にファイルリクエストフォームを埋め込むことができます。 ファイルリクエストから埋め込みウィジェットを作成するには、以下の手順に従います。

1. ファイルリクエストリンクが設定されたフォルダに移動します。
2. 省略記号 (…) をクリックし、[その他のオプション] メニューを開きます。
3. [ファイルリクエスト] をクリックします。[ファイルリクエスト] ウィンドウが開き、リンクが表示されます。
4. リンクの右にあるコードボックス () をクリックします。 これにより、HTMLコードがクリップボードにコピーされます。

iFrameが作成されるので、必要に応じてコピーしたコードを使用できます。 Box埋め込みウィジェットの使用の詳細については、こちらを参照してください。 リクエストを完全に削除することもできます。 ファイルリクエストフォームを削除するには、以下の手順に従います。

1. ファイルリクエストリンクが設定されたフォルダに移動します。
2. 省略記号 (…) をクリックし、[その他のオプション] メニューを開きます。
3. [ファイルリクエスト] をクリックします。 [ファイルリクエスト] ウィンドウが開きます。
4. [編集] をクリックします。ファイルリクエストフォームが表示されます。
5. フォームの上部で、省略記号 (…) をクリックします。
6. 表示されるメニューで、[削除] をクリックします。

注

• ファイルリクエストフォームへのリンクは、無効にした後に削除することもできます。
• ファイルリクエストフォームを削除すると、復元することはできません。 削除した後は、再度作成し直す必要があります。

ファイルリクエストとセキュリティ 悪意のあるコンテンツによるリスクを軽減するために、組織が「匿名」でのアップロードを禁止して、セキュリティレベルを高める場合があります。このような場合、ユーザーまたはBox管理者は、ファイルリクエストを使用するファイルの送信者に対してBoxアカウントへのログインを要求することができます。管理者によってBoxアカウントへのログイン要求が組織全体に導入されている場合、作成するファイルリクエストフォームには必ず、ファイルの送信者が自分のBoxアカウントにログインする (Boxアカウントがない場合はサインアップする) ためのリンクが含まれます。管理者以外のユーザーがこれを無効にすることはできません。管理者がこれを有効にしていない場合は、新しいファイルリクエストを作成するたびに、手動でBoxアカウントへのログインを要求することができます。 いずれの場合も、ファイルリクエストは、送信者のBoxアカウントに関連付けられたメールアドレスを取得し、アップロードされるコンテンツにそのメールアドレスを関連付けるため、送信者のIDを常に確認することができます。また、次のことが可能になります。

• アップロードが適切なユーザーによって行われたことを保証する。
• 入力されたメールアドレスが正しいことを確認する。

送信者のBoxアカウントに関連付けられたメールアドレスを確認するには、以下の手順に従います。

1. Boxの [ファイル] ウィンドウでファイルを開きます。ファイルがBoxプレビューで表示されます。
2. Boxプレビューの右側のサイドバーで、詳細アイコンをクリックします。
3. [詳細] パネルの [アップローダー] の下に、メールアドレスが表示されます。

注 ファイルをアップロードするユーザーのBoxセッションがすでにアクティブな場合は、再認証を行う必要はありません。 関連リンク ファイルリクエストの概要 コンテンツ送信者側のファイルリクエストの表示および使用方法 ファイルリクエストの管理 ファイルリクエストに関するFAQ Box Relayの概要 コラボレータの権限レベルについて メタデータの使用 メタデータテンプレートのカスタマイズ