注リンクの共有は、コラボレータとしてユーザーを招待することとは異なります。
ファイルまたはフォルダへのリンクの作成と共有
シンプルな共有機能を使用すると、1回クリックするだけで、選択したファイルやフォルダを共有できます。また、コラボレーションに招待するユーザーに対して、共有リンクをメールで送信することもできます。 共有リンクを作成するには:- Boxファイルのビューで、共有したいファイルまたはフォルダの行にカーソルを合わせます。
-
右にある [共有リンクをコピー] (
) をクリックします。
[共有リンク] ウィンドウが表示されます。リンクがクリップボードに自動的にコピーされます。
- デフォルトでは、共有リンクは無効です。 [共有] ボタンをクリックするか [その他のオプション] メニュー ([…]) > [共有] を選択して、ファイルまたはフォルダへのリンクを共有する場合は、そのリンクを手動で有効にしてからコピーする必要があります。 リンクが自動的に有効になってクリップボードにコピーされるのは、リンクアイコン (
) をクリックした場合のみです。 - 別の組織との合併など、何らかの理由で、送信した共有リンクのURLが変更された場合、Boxでは、新しい宛先にリダイレクトするためにユーザーの許可が必要になります。
リンクのセキュリティ設定の編集
[共有] ウィンドウを使用して、直接、リンクのセキュリティ設定を構成することもできます。次の手順を実行します。- Boxファイルのビューで、共有したいファイルまたはフォルダの行にカーソルを合わせます。
- 右にある [共有リンクをコピー] () をクリックします。
- [リンク設定] をクリックします。 [共有リンクの設定] 画面が表示されます。
- これらの設定を編集したら、[保存] をクリックします。
- リンクしたコンテンツに割り当てるアクセス権限を選択します。そのためには、[共有] ウィンドウの下部にある [会社のユーザー] をクリックし、表示されるメニューから選択します (このメニューオプションの詳細については、下記を参照してください)。
- 可能な場合は、表示およびダウンロード可能 をクリックし、リンクの受信者に割り当てるアクティビティを選択します。
- [共有] ウィンドウを閉じ、好きなアプリを使用してリンクを送信します。
共有リンクへのアクセス
共有リンクを作成する際は、以下のアクセス権限の中から選択できます。-
[リンクを知っている全員]: リンクを知っているユーザーは項目にアクセスできます。Boxアカウントは必要ありません。 リンクに対してパスワードや有効期限を設定したり、リンク受信者によるダウンロードやプレビューアクセスを制限して、セキュリティをさらに高めることもできます。
- パスワード保護された共有リンクは、すべての有料Boxユーザーアカウントで利用できます。公開共有リンクのパスワードは必ず、8文字以上で、大文字、数字、または特殊文字を1つ以上含める必要があります。
-
[会社のユーザー]: (1) Boxアカウントの管理対象ユーザー (Starter以上) または (2) リンクを作成したアカウントのものとしてBoxに登録されているドメインと一致するメールアドレスを所有しているユーザーのみがリンクにアクセスできます。 たとえば、アカウントの登録済みドメインがacme.comである場合、末尾がacme.comのメールアドレスを持っている管理対象アカウントのメンバー全員がこのタイプのリンクにアクセスできます。 アカウントにリストされたドメインと一致しないユーザーは、アカウントの管理対象メンバーであっても、リンクにアクセスすることはできません。
- リンクにアクセスする際、コラボレータはBoxにログインして本人確認を行う必要があります。 有効なビジネスドメインをBoxに登録していない場合、[会社のユーザー] は無効になります。
- [会社のユーザー] を選択した場合は、フォルダ内のコラボレータもコンテンツにアクセスできます。
- [招待されたユーザーのみ]: フォルダまたはファイルに招待されたユーザーのみがコンテンツにアクセスできます。 共有リンクを使用しなくてもコラボレータは各自のコンテンツにアクセスできますが、使用することで簡単に特定のファイルやフォルダにアクセスできるようになります。
共有リンクの操作
共有リンクの作成時に、共有リンクの受信者が実行できる操作を選択できます。 選択できる操作は、管理者が許可した内容に応じて異なりますが、選択肢には以下が含まれています。-
- ファイル、共有フォルダ内のファイル、またはBox Noteを編集したり、これらに注釈を追加したり、コメントをつけたりする
- ファイル、フォルダ内のファイル、またはBox Noteを表示、ダウンロードする
- ファイルまたはフォルダを自分のBoxアカウント内の目的の場所にコピーする
-
- ファイル、フォルダ内のファイル、またはBox Noteを表示、ダウンロードできる
- ファイルまたはフォルダを自分のBoxアカウント内の目的の場所にコピーできる
- Box内では編集できない
- [表示のみ可能]: リンクにアクセスできるユーザーは、Box内でファイル、フォルダ内のファイル、またはBox Noteを表示することしかできません。
リンクをメールで送信
[共有] ウィンドウから直接、招待したコラボレータにリンクをメールで送信することもできます。次の手順を実行します。- Boxファイルのビューで、共有したいファイルまたはフォルダの行にカーソルを合わせます。
- 右にある [共有リンクをコピー] () をクリックします。
- [共有] ウィンドウで、[共有リンクを送信] (
) をクリックします。 [リンクをメールで送信] ウィンドウが表示されます。 - [共有リンクをメールで送信] フィールドに、名前またはメールアドレスを入力します。
- [メッセージ] フィールドに、コラボレータへのメッセージを750文字以内で入力します。
- [送信] をクリックします。
権限と共有リンク
Boxでは、会社の内外を問わず、さまざまな人との間でファイルやドキュメントを通じてのコラボレーションや共有を簡単に行えます。 ただし、コンテンツを共有したり、移動したり、コピーしたりする際に、これらの項目のアクセス権限が変更される場合があり、その結果、制限が緩和されてしまうことがしばしば起こります。 Boxがどのようにコンテンツを保護するかについては、こちらを参照してください。詳細な権限
| 権限 | 表示のみの共有リンク | 表示およびダウンロード可能な共有リンク | 編集可能な共有リンク |
|---|---|---|---|
| プレビュー | 可 | 可 | 可 |
| ダウンロード | 不可 | 可 | 可 |
| アップロード | 不可 | 不可 | 可 |
| コメントの表示/追加 | 可 (API経由) | 可 (API経由) | 可 (API経由) |
| 項目のコラボレータの表示 | 不可 | 不可 | 不可 |
| 項目の所有者の表示 | 不可 | 可 | 可 |
| 項目の作成者の表示 | 不可 | 可 | 可 |
| 項目の変更者の表示 | 可 | 可 | 可 |
| メタデータの表示/編集 | 可 (API経由) | 可 (API経由) | 可 (API経由) |
| タスクの表示/作成 | 不可 | 不可 | 不可 |
注
- 編集可能な共有リンクを使用してファイルの新しいバージョンをアップロードする場合、ファイル名は既存のファイルと同じにする必要があります。
- 共有リンクを受け取ったユーザーだけでなく、ウェブページや転送メールで共有リンクを知ったユーザーも、共有リンク先のコンテンツを参照できます。 リンクの設定によっては、コンテンツのダウンロードまたは編集の権限が含まれる可能性があります。
- 共有リンクに関連付けられているファイル上のコメントやメタデータは、プレビュー機能を通じてそれらを表示できるかどうかにかかわらず、APIによるプログラムにて閲覧や作成ができます。
- [共有] ウィンドウには、共有する項目の行を強調表示し、[共有] をクリックするか、省略記号 ([…]) をクリックして [共有] をクリックして、アクセスすることもできます。
既知の問題
- 企業の定義をEnterprise IDに設定した場合でも、ドメインが企業に追加されていないユーザーには共有リンクを送信できません。