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Éliminez les longues chaînes d’e-mails à l’aide de commentaires et de tâches.  Ces outils de collaboration connectent l’historique et le contenu, remplaçant les fils de discussion déconnectés et les processus de collaboration perdus au fil du temps.

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Commentaires

Vous pouvez laisser des commentaires sur un fichier à partir de l’écran d’aperçu. Pour laisser un commentaire :
  1. Cliquez sur le nom d’un fichier pour l’ouvrir en aperçu.
  2. Tapez votre commentaire dans la zone de commentaire en bas de la barre latérale droite.
  3. Cliquez sur Publier pour ajouter votre commentaire.
  4. Lorsque vous saisissez un commentaire, tous les collaborateurs dont les notifications sont activées recevront un e-mail.
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Notification

Utilisez les mentions @ pour notifier un collègue spécifique. Pour taguer un collaborateur avec une mention @ :
  • Commencez votre message par le symbole  @  et saisissez le nom de la personne que vous souhaitez avertir. Son nom s’affiche en bleu.
  • Box envoie un e-mail à la personne que vous avez taguée. De plus, elle reçoit un message sur son compte Box.
Votre commentaire s’affiche également dans le fichier sur lequel vous avez commenté. Cela donne du contexte aux autres personnes qui viennent travailler avec ces informations.
Remarques
  • Lorsque vous mentionnez @, la personne à qui vous adressez le message doit déjà être un collaborateur du dossier.
  • Si vous vous mentionnez avec @, Box affiche une notification de « Quelqu’un » plutôt que de votre nom.

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Tâches

En plus des commentaires standards, vous pouvez également attribuer des tâches d’approbation et des tâches générales. Pour attribuer une tâche d’approbation :
  1. Cliquez sur le nom d’un fichier pour l’ouvrir en aperçu.
  2. Dans la barre latérale Activité , cliquez sur  Ajouter une tâche  et sélectionnez Tâche d’approbation.
  3. Affectez des approbateurs (les personnes qui approuveront ou rejetteront le contenu). Vous pouvez affecter plusieurs approbateurs, mais tous les approbateurs doivent être des collaborateurs du dossier contenant le fichier.
  4. Pour spécifier que la tâche d’approbation est terminée lorsque l’un  des responsables la termine, cochez la case Seul un destinataire****est requis pour terminer cette tâche . Sinon, Box marque le statut « Approuvé » lorsque tous les responsables ont terminé la tâche.
  5. Ajoutez une date d’échéance pour l’approbation, si nécessaire.
  6. Cliquez sur Créer. Les approbateurs reçoivent des notifications par e-mail, ainsi que des messages dans Box. Ils peuvent approuver ou rejeter le contenu directement dans le Centre des tâches ou dans la fenêtre d’aperçu.
Pour attribuer une tâche générale :
  1. Cliquez sur le nom d’un fichier pour l’ouvrir en aperçu.
  2. Dans la barre latérale  Activité, cliquez sur  Ajouter une tâche  et sélectionnez Tâche générale.
  3. Affectez des personnes ou un groupe Box à la tâche. Vous pouvez affecter plusieurs personnes ou groupes, mais tous les destinataires doivent être des collaborateurs dans le dossier contenant le fichier.
  4. Pour spécifier que la tâche est terminée lorsque l’ un  des responsables la termine, cochez la case  Seul un destinataire est requis pour terminer cette tâche . Sinon, la case indique le statut « Terminé » lorsque tous  les responsables ont terminé la tâche.
  5. Ajoutez une date d’échéance pour l’achèvement, si nécessaire.
  6. Cliquez sur Créer. Les destinataires reçoivent des notifications par e-mail, ainsi que des messages dans Box.
Pour modifier ou supprimer une tâche : Seul le créateur de la tâche peut modifier ou supprimer une tâche. Mais il ne peut le faire qu’avant  que  la tâche n’ait été exécutée. Lorsque le responsable a terminé, approuvé ou rejeté une tâche (ou, dans le cas de plusieurs responsables, lorsque tout le monde a terminé la tâche), la tâche ne peut pas être modifiée ou supprimée.
  1. Dans la  fenêtre  Tous les fichiers, cliquez sur le nom de fichier approprié.
  2. Dans la fenêtre d’aperçu, recherchez la tâche et, à droite du nom de la tâche, cliquez sur les points de suspension (  …  ).
  3. Pour modifier la tâche, cliquez sur Modifier la tâche. Pour supprimer la tâche, cliquez sur   Supprimer la tâche.
Notifications de tâches Après avoir attribué une tâche, les personnes concernées recevront une notification lors de l’attribution de la tâche. Si la tâche est configurée avec une date d’échéance, nous enverrons également une notification 24 heures avant l’échéance de la tâche et lorsqu’elle sera en retard. 
Note
  • Les @-mentions dans le corps du texte d’une tâche ne sont pas prises en charge et ne génèrent pas de notification pour l’utilisateur mentionné @.
  • Les personnes affectées à des tâches dans un dossier doivent collaborer sur le dossier.
  • Lors de l’attribution de tâches à un groupe Box, les membres du groupe sont convertis en destinataires individuels lors de la création de la tâche.
  • Lorsque le propriétaire de la tâche fait partie du groupe Box auquel il attribue la tâche, la tâche ne lui est pas attribuée.
  • Nombre maximal de tâches par utilisateur : 20 000 ; si cette valeur est supérieure, Box n’affiche pas les tâches dans la boîte de réception.