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リーガルホールドポリシーは、Box Governanceの一部として提供されます。 Box Governanceのリーガルホールドポリシーを使用すると、特定のファイル、フォルダ、またはカストディアン (管理対象ユーザー) をリーガルホールドの対象にすることで、組織内の指定したコンテンツを保持することができます。 リーガルホールドの対象になったコンテンツは、リーガルホールドポリシーがアクティブである限り、完全に削除できなくなります。 リーガルホールドポリシーは、カストディアンまたはフォルダに対して作成します。

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カストディアンに対するリーガルホールドポリシーの作成

コンテンツのカストディアンとして指定した管理対象ユーザーが所有するコンテンツに、リーガルホールドを設定できます。
  1. [管理コンソール] > [Governance] に移動します。
  2. [リーガルホールド] タブをクリックします。
  3. [作成] をクリックします。
  4. [リーガルホールド名] を指定します。名前は必須ですが、[説明] は省略できます。 この名前は一意にする必要があります。 [説明] フィールドの内容は、[リーガルホールド] レポートの [ホールドの理由] 列に記載されます。
  5. [ポリシーの適用先] で [ユーザー (カストディアン)] を選択します。 カストディアンを選択した場合に保持されるコンテンツの詳細については、カストディアンの選択を参照してください。
  6. [日付範囲 - コンテンツの作成] で、必要に応じて、保持するファイルの日付範囲を設定します。 開始日と終了日の値を定義した場合にコンテンツがポリシーで保持される際の影響の詳細については、カストディアンの選択と日付範囲の指定を参照してください。
    • リーガルホールドに設定された日付範囲は、一度設定すると変更できません。 ポリシーがアクティブになった後は、日付範囲を変更できません。
  7. [次へ] をクリックします。
  8. [カストディアンを追加] をクリックします。
  9. 保持するコンテンツの種類を選択します。以下から1つ以上選択します。
    • 操作
    • 所有権
    • アクセス
  10. [次へ] をクリックします。
  11. カストディアンとして追加するユーザーの名前を [ユーザー] ボックスに入力し、[追加] をクリックします。 カストディアンとして追加するユーザーは、Boxアカウントに管理対象ユーザーとして存在している必要があります。
  12. [次へ] をクリックし、リーガルホールドの詳細を確認します。
  13. [ポリシーの開始] をクリックします。
    • リーガルホールドは、カストディアンに指定したユーザーが所有するすべてのコンテンツ、またはポリシーがアクティブになった時点でコラボレータとして追加されているすべてのコンテンツに適用されます。これには、ごみ箱フォルダにあるコンテンツも含まれます。
    • 選択した日付範囲内で作成または変更されたコンテンツのみが保持されます。

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フォルダに対するリーガルホールドポリシーの作成

誰が所有者であるかにかかわらず、フォルダにリーガルホールドを設定できます。
  1. [管理コンソール] > [Governance] に移動します。
  2. [リーガルホールド] タブをクリックします。
  3. [作成] をクリックします。
  4. [リーガルホールド名] を指定します。名前は必須ですが、[説明] は省略できます。 この名前は一意にする必要があります。 [説明] フィールドの内容は、[リーガルホールド] レポートの [ホールドの理由] 列に記載されます。
  5. [ポリシーの適用先] で [フォルダ] を選択します。
  6. [次へ] をクリックします。
  7. [フォルダを選択] をクリックします。
  8. [検索] ボックスに、保持するフォルダの名前全体またはその一部を入力し、Enterキーを押します。 ユーザー名でフィルタをかけることもできます。
  9. 検索結果で、追加するフォルダを選択し、[選択] をクリックします。
  10. リーガルホールドの詳細を確認し、[次へ] をクリックします。
  11. [ポリシーの開始] をクリックします。
リーガルホールドは、サブフォルダを含め、選択したフォルダ内のすべてのコンテンツに適用されます。

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リーガルホールドポリシーの編集

Boxでは、コンテンツやフォルダに設定されたリーガルホールドを編集できます。
  1. [管理コンソール] > [Governance] に移動します。
  2. [リーガルホールド] タブを選択します。
  3. 編集するケース名を選択します。
[リーガルホールド名] と [説明] を編集するには、[リーガルホールド詳細] の横にある [編集] ボタンを選択します。 この名前は一意にする必要があります。 フィールドを更新した後、画面右上にある [保存] を選択します。 以下の機能については、[ユーザー/カストディアン] の横にある [編集] を選択します。
  • カストディアンの追加。 [追加] を選択して、保全タイプを選択し、ユーザー名またはメールアドレスを追加して、[追加] を選択します。変更を完了するには、[保存] を選択します。
  • 上部にある検索バーでのカストディアンの検索。
  • カストディアンの保全タイプの編集。 カストディアンの名前の横にある [編集] を選択し、各タイプの横にあるチェックボックスをオン/オフにします。 変更を完了するには、[保存] を選択します。
    • 保全タイプが削除された場合、データにリーガルホールドが適用されなくなると、そのデータに設定されていたリーガルホールドが解除されます。
    • 保全タイプが追加された場合、選択された保全タイプに基づいてデータが保全されます。
  • カストディアンの削除。 ごみ箱アイコンを選択した後、[削除] を選択して削除を確定します。 変更を完了するには、[保存] を選択します。
以下の機能については、[フォルダ] の横にある [編集] を選択します。
  • フォルダの追加。 [追加] を選択して、(特定のユーザーのコンテンツにフィルタをかけるオプションを使用して) フォルダ名を検索した後、そのチェックボックスをオンにして、[選択] を選択します。 変更を完了するには、[保存] を選択します。
  • フォルダの削除。 リーガルホールドを設定する必要がなくなったフォルダの横にある [削除] を選択します。 確認画面は表示されません。 変更を完了するには、[保存] を選択します。
注リーガルホールドポリシーの適用 (初回適用と新しいファイルへの適用の両方) にかかる時間は、そのホールドの影響を受けるファイルの数に応じて異なります。ホールド対象のオブジェクト (ファイル、フォルダ、カストディアン) が多くなるほど、ホールドがアクティブになるまでの時間は長くなります。 リーガルホールドが実際に適用されていることを確認するには、管理コンソールで [リーガルホールド] タブに戻り、[リーガルホールド] レポートを実行して、継続中のポリシーをチェックします。作成したリーガルホールドは、管理コンソールの [リーガルホールド] タブから解除できます。リーガルホールドの解除が完了するまでには時間がかかる場合があります。