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法規制関連の問題からリーガルホールドに至った場合、保持するデータが多いと判断を誤ることが多く、 データが少なければ、制裁やさらなる法的問題を回避できるようになります。 また、問題が進行するにつれて、組織はコンテンツの保持に関する法的義務をより的確に理解できるようになり、 該当するリーガルホールドポリシーから特定のカストディアンを解除したり、さらにカストディアンを追加したりできます。 カストディアン検索機能を使用すると、コンテンツのカストディアンを検索することができます。 つまり、特定のユーザー1人以上が実際にリーガルホールド対象コンテンツのカストディアンであるかどうかを、法務部門やコンプライアンス部門に代わり、管理者や共同管理者がすばやく簡単に確認できます。 コンテンツのカストディアンを検索するには
  1. 管理コンソールで、[Governance] > [リーガルホールド] を選択します。現在アクティブなリーガルホールドの一覧が表示されます。
  2. 目的のリーガルホールドのケース名をクリックします。 リーガルホールドの詳細ページが表示されます。 [ユーザー/カストディアン] のセクションで [すべて表示] をクリックすると、このリーガルホールドの影響を受けるカストディアン全員が表示されます。
  3. リストから特定の名前を検索することができます。 [カストディアンを検索] で、下方向の矢印をクリックすると [すべてのユーザーを検索] ボックスが表示されます。 カストディアンかどうかを確認するユーザーの名前を何文字か入力します。 それに該当するユーザー名が表示されるので、 必要なユーザーを選択してクリックします。
    • 多数の名前を検索する場合は、メールアドレスの一覧を貼り付けます。 1行につき1件のメールアドレスが記載されている状態であれば、Excelやワードプロセッサのデータをコピーして貼り付けることができます。
  4. 検索結果に対象のユーザーが表示されない場合、そのユーザーは対象のリーガルホールドが設定されたコンテンツのカストディアンではありません。 このような場合、そのユーザーを追加することができます。 [カストディアンを追加] をクリックして必要な情報を入力します。
  5. リーガルホールドの対象ではなくなったコンテンツの所有者がいる場合は、その名前をクリックして選択し、右上にある [削除] をクリックします。
操作が完了したら、法務部門またはコンプライアンス部門から依頼された名前の一覧を、指定された形式で提供します。
注: 一度に検索できるカストディアン数の上限は1,000人です。ただし、そのような大規模な検索が必要になることはめったにありません。