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ユーザーが複数のファイルをアップロードしたときに自動的にワークフローを開始させるには、Boxのファイルリクエスト機能を使用できます。 ファイルリクエストとは、Businessプラン以上のBoxアカウントで利用できる機能です。 ファイルリクエストの概要を参照してください。ファイルリクエストを使用すると、Boxにコンテンツをアップロードする際に誰でも使用できるウェブフォームを、わずかな時間で作成できます。ファイルリクエストをワークフローのトリガーにすると、誰かがファイルリクエストフォームを使用してファイルをBoxフォルダに送信するたびに、ワークフローが自動的に開始されます。 特に、ワークフローの最初のステップで任意の人からコンテンツを収集する場合に便利です。以下に例を示します。
  • 人事部門は、ファイルリクエストを使用して、新規採用者から提出された雇用関連のドキュメントを直接Boxにアップロードできます。 Relayは、そのドキュメントを新規採用者のファイルに移動する前に人事部門のレビュープロセスに回します。
  • マーケティング部門は、ファイルリクエストを使用して、広告制作会社から資料を収集できます。Relayは、自動的にその資料をレビューと承認プロセスに回します。
  • 財務部門は、ファイルリクエストを使用して、ベンダーに請求書を依頼できます。Relayは、その請求書を承認プロセスに回します。
  • IT部門は、ファイルリクエストを使用して、パートナーからセキュリティとコンプライアンス認証を得ることができます。Relayは、法務やコンプライアンス部門によるレビュープロセスに回します。
Relayでファイルリクエストをトリガーとした場合、フォームから送信されたすべてのドキュメントに対し、追加の操作をすることなく、1つのワークフローを繰り返し適用できます。以下のことが可能です。
  • 1つのワークフローの結果を、個々のファイルではなく、複数のファイルにまとめて割り当てる
  • 簡単に識別できる名前で新しいフォルダを作成し、ファイルリクエストを使用して送信されたすべてのファイルをそのフォルダに移動する
  • 1回の操作で、複数のファイルを同時に承認する
ファイルリクエストは、組織内や組織外、またはBoxアカウントの有無にかかわらず、誰からでもドキュメントやメタデータを収集できます。 注 ファイルリクエストトリガーは、複数のファイルに対して1つのワークフローを自動的に開始できるという点で、「ファイルアップロード」トリガーとは異なります。 Relayワークフローでファイルリクエストをトリガーとして使用するには これは、以下の3つの手順で構成されます。
  1. フォルダにファイルリクエストを作成します。 ファイルリクエストから送信されたすべてのコンテンツがそのフォルダにアップロードされます。   ファイルリクエストの作成手順はこちら
  2. そのフォルダに、ファイルリクエストをトリガーとしたRelayワークフローを構築します。ワークフローの構築手順はこちら
  3. ファイルリクエストフォームのリンクを、ワークフローで処理させたいコンテンツを所有するユーザーに送信します。
上の手順のとおり、最初にファイルリクエストを作成する必要があります。作成していない場合、ワークフローの構築を開始する際にファイルリクエストをトリガーとして選択できません。 また、ワークフローの構築時に、メタデータの条件が満たされているかどうか (例: 提出された契約の金額が一定額を超えているかどうか) に基づき開始するようワークフローを変更することもできます。 重要 ワークフローは、Boxがリクエストされたコンテンツを受け取るまで (つまり、リクエストされたファイルがアップロードされ、メタデータが追加されるまで) 開始されません。 Relayは、送信されたファイルとそれに関連付けられたメタデータを1つのファイルのまとまりとして、ワークフローの次のステップに移動します。 ワークフローは、コンテンツがファイルリクエストフォームをから送信されるたびに開始されます。 ワークフローを構築する際は、Relayで使用できる権限があるフォルダに対するファイルリクエストフォームのみ使用できます。たとえば、Relayがフォルダの所有者または共同所有者のみ使用できる場合、フォルダのファイルリクエストをワークフローでトリガーとして使用するには、そのフォルダの所有者または共同所有者である必要があります。 ヒント ファイルリクエストを使用すると、一度に500ファイルまでリクエストできます。しかし、ワークフローを20ファイル以下に制限することをお勧めします。ユーザーが一度に20ファイル以上をアップロードする可能性がある場合は、一回のアップロードでは20ファイルに制限するようファイルリクエストに指示を追加することを検討してください。 注 ファイルリクエストの後に結果としてタスクを割り当てると、そのタスクは、リクエストされたすべてのファイルにまとめて適用されます。