Relayでのトリガーおよび結果について

Box Relayは、コンテンツを中心とした繰り返し実行可能なビジネスプロセスを自動化する、柔軟かつ効果的な手段を提供します。 Relayでは、これらのプロセスを定義するためにワークフローを作成します。 このワークフローの構成要素には、トリガーと結果の2つがあります。 トリガーはRelayワークフローを開始するイベント、 結果はRelayワークフローの完了時に生じる結果です。 Boxでは、必要に応じて変更できる、さまざまな業務に適した既成のワークフローテンプレートを用意しており、トリガーと結果があらかじめ定義されています。 ワークフローの要素をより短時間で理解してすぐにRelayを利用できるように、テンプレートを使ってみてください。 ヒント ワークフローの作成に慣れてきたら、組織の他のユーザーが使用できるようにカスタマイズしたテンプレートとしてワークフローを共有することもお勧めします。 このトピックでは、Relayワークフローで使用できるトリガーおよび結果について説明します。

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Relayのトリガー

Relayでワークフローを開始するためのトリガーは、以下に示す、数種類から選択できます。

• ファイルイベント: 親フォルダ内のファイルに対して行われる操作 (ファイルの移動やダウンロードなど)
• フォルダイベント: 親フォルダ内のフォルダに対して行われる操作 (フォルダの移動や共有など)
• フォームの送信: フォームが送信された際のRelayによるワークフローの開始
• メタデータを持つファイル: 指定したメタデータ属性を備えたファイルに対して行われる操作
• タスクイベント: 親フォルダ内のファイルまたはフォルダに対して、ワークフローの一環として行われる操作 (タスクの完了、承認、拒否など)
• 手動で開始イベント: ユーザーによるファイルまたはフォルダでのワークフローの開始
• ファイルリクエストイベント: ファイルに対するリクエスト
• イベントのスケジュール設定: 指定した日付
• Signイベント: ファイル内の電子サインに対して行われる操作 (完了、キャンセル、期限切れ、拒否)

Relayトリガーに設定できるオプションは、選択したトリガーに応じて異なります。

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ファイルイベントのオプション

ここでは、ファイルイベントを選択して、ワークフローを開始します。 次に、ファイルイベントの種類を選択します。 例えば、このワークフローは、ファイルがアップロード、コピー、移動されたとき、 ロックまたはロック解除されたとき、 電子すかしが追加されたとき、セキュリティ分類が適用されたときなどに開始できます。 次に、このイベントが発生する場所、つまり、ファイルがあるフォルダや、ファイルの移動先またはコピー先となるフォルダを指定します。 それには、[フォルダの選択] ボックスをクリックし、表示される手順に従って、目的のフォルダを指定します。 (イベントとして [分類の適用] を選択した場合、フォルダを選択する前に、適用する分類の種類を選択する必要があります。 Boxの分類に関する詳細を参照してください。)

• 選択したフォルダに分類ラベルが設定されている場合、ラベルはフォルダ名の横に表示されます。

• 分類ベースのセキュリティポリシーがフォルダに適用される場合、制限に関する簡単な説明が表示されます。 説明の横のアイコンをクリックすると、ポリシーの詳細が表示されます。

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フォルダイベントのオプション

ここでは、フォルダに対して発生するイベントや、フォルダで発生するイベントの種類を指定して、ワークフローを開始します。 次に、フォルダイベントを選択します。 例えば、このワークフローは、新しいフォルダが作成されたとき、既存のフォルダがコピー、移動、削除されたとき、コラボレータが追加されたときに開始できます。 ファイルイベントの場合と同様、このイベントが発生する場所を選択、つまり、トリガーされるフォルダがあるフォルダや、フォルダの移動先またはコピー先となるフォルダを指定する必要があります。 それには、[フォルダの選択] ボックスをクリックし、表示される手順に従って、目的のフォルダを指定します。 選択したフォルダに分類ラベルが設定されている場合、ラベルはフォルダ名の横に表示されます。

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フォームの送信

フォームの送信トリガーを使用すると、Box Formsで回答が送信されるたびにRelayワークフローが開始されます。 ワークフローをトリガーするフォームを選択できます。 フォームの送信トリガーを使用した場合、Relayでは、以下の操作が可能になります。

• • フォームへの回答を変数として使用して、コンテンツの名前を指定または変更したり、ドキュメントの生成の結果でDoc Genタグにマッピングしてドキュメントを動的に生成したり、署名をリクエストの結果を使用する際にBox Sign署名リクエストで署名者を指定したりする。
  • フォームの送信に添付されたファイルをファイルの結果で使用する。
  • フォームの添付ファイルの保存先フォルダをフォルダの結果で使用する。
  • メタデータの追加の結果で、フォームの回答から、選択したファイルまたはフォルダにメタデータを引き継ぐ。

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メタデータを持つファイルのオプション

ここでは、指定したメタデータテンプレートがファイルに適用された時点で、ワークフローを開始します。 次に、メタデータテンプレートを選択します。 1つ以上のメタデータ属性のペアおよび値を追加して、ワークフローを開始するコンテンツにさらにフィルタをかけることもできます。 このように、ワークフローを構成するファイルの種類を非常に細かく設定できるようになっています。例えば、一定の予算金額を超えた特定のベンダーの契約といった設定が可能です。 このような設定を行うには、メタデータテンプレートを選択した後で、[条件の追加] をクリックします。 [属性の選択] メニューが表示されます。 [属性の選択] の下矢印をクリックすると、個別に指定できるすべてのメタデータ値のドロップダウンリストが表示されます。 次の例では、Background Check Alertメタデータテンプレートが適用され、開始日が7月21日であるファイルに対してのみワークフローが開始されるように制限しています。 ファイルイベントやフォルダイベントの場合と同様に、次に行うのは、このイベントが発生するフォルダを指定することです。 それには、[フォルダの選択] ボックスをクリックし、表示される手順に従って、目的のフォルダを指定します。

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タスクイベントのオプション

ここでは、タスクイベントを含むワークフローを開始または続行します。 その後、担当者が一般タスクを完了したときを選択します。 承認タスクを承認または拒否したときにもワークフローを開始または続行します。

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手動で開始のオプション

ここでは、操作をしない限りワークフローが自動的に開始されることはありません。その代わり、Boxフォルダにすでに存在するドキュメント (複数可) から直接、ワークフローを部分的に事前に構成します。別のユーザー (ワークフローの開始者) が1つ以上のファイルを選択し、ワークフローの未完了のステップ (タスク担当者の指定など) を完了したら、ワークフローを手動で開始するだけです。 手動のワークフローは、契約書により、各部門長が企業幹部を都度任命して異なるメンバーでレビューを行う必要がある場合など、特にタスクの担当者が変わるときに役立ちます。手動開始ワークフローの詳細を参照してください。

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ファイルリクエストのオプション

ファイルリクエストとは、Businessプラン以上のBoxアカウントで利用できる機能です。ファイルリクエストを使用すると、Boxにコンテンツをアップロードする際に誰でも使用できるウェブフォームを、わずかな時間で作成できます。 ファイルリクエストをワークフローのトリガーにすると、誰かがファイルリクエストフォームを使用してファイルをBoxフォルダに送信するたびに、ワークフローが自動的に開始されます。 特に、ワークフローの最初のステップで任意の人からコンテンツを収集する場合に便利です。例えば、財務部門は、ファイルリクエストを使用して、ベンダーに請求書を依頼できます。Relayは、その請求書を承認プロセスに回します。ファイルリクエストを使用したワークフローの開始の詳細については、こちらを参照してください。

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イベントのスケジュール設定のオプション

ここでは、Relayワークフローを作成し、後日または定期的 (毎日、毎週、毎月など) にそのワークフローが開始されるようスケジュール設定できるため、ワークフローをアクティブにするのは1回だけで済みます。 以下のような場合に、この操作を行います。

• 月末締めの処理 - 毎月末日に帳簿を締める際の財務諸表の確認と承認
• 研究開発費の資本計上の確認 - エンジニアチームによる、資本計上の目的で四半期のリソース割り当てが適切であるかの確認
• ビジネスレビュー - 部門リーダーによる、共有のPowerPointの四半期目標の更新
• コンプライアンスチェック - 年1回、組織全体の従業員が従業員規定を読んだかの確認

ここでは、開始日、繰り返しの頻度 (毎日、週に1回以上、毎月、毎年)、終了日 (指定した日、指定した回数実行後、なし) を指定します。各ボックスをクリックするとドロップダウンメニューが表示され、そこから、目的のオプションをクリックできます。

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Signイベントのオプション

Relayでは、Box Signでの電子サインイベントの結果に基づいたワークフローを定義できます。 ここでは、Signイベントを選択して、ワークフローを開始します。 次に、ワークフローのSignイベントを選択した後、そのSignイベントが発生するフォルダを選択します。

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結果の操作

選択したトリガーの種類に関係なく、次は結果を指定します。 結果の選択肢はさまざまです。 Relayで変数として使用され、ワークフローの結果に渡されるデータはすべて、メタデータとして扱われます。

• ファイルイベントの場合、結果を指定するプロセスは、トリガーを選択するプロセスと基本的に同じです。
  • 選択したファイルに分類ラベルが設定されている場合、ラベルはファイル名の横に表示されます。

• • 分類ベースのセキュリティポリシーがファイルに適用される場合、制限に関する簡単な説明が表示されます。 説明の横のアイコンをクリックすると、ポリシーの詳細が表示されます。

• • 選択するファイルがBox Sign署名リクエストファイルの場合、署名ログも対象とするかどうかを選択できます。

• フォルダイベントの場合も、結果を指定するプロセスはトリガーを選択するプロセスと基本的に同じですが、例外が1点あります。
  • フォルダの結果で [分類を適用] を選択した場合は、[分類を選択] のドロップダウン矢印をクリックして、目的のセキュリティ分類 (コラボレータのみ、社内ユーザーのみ、短期の共有など) をクリックする必要があります。
  • 選択した分類ポリシーを、そのフォルダのファイルやサブフォルダに設定されている他のすべてのセキュリティ分類よりも優先させる場合は、[既存のすべての分類をこの値で上書きする] をオンにします。

すでに存在するフォルダ名を選択すると、新しいフォルダを作成するのではなく、既存のフォルダを使用することもできます。 新しいフォルダが作成されないようにするには、[存在する場合は既存のフォルダを使用] を選択します。 既存のフォルダを使用せず、このチェックボックスをオフのままにした場合、ワークフローでは新しいフォルダが作成され、フォルダ名の末尾にタイムスタンプが追加されます。

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動的な命名

ファイル/フォルダの結果で [コピー]、[名前の変更]、または [作成] (フォルダのみ) を選択した場合は、動的変数を使用して、フォルダ名またはファイル名を作成できます。 これらの変数は特定の属性を動的に参照するため、ワークフロー内で名前を具体的に指定する必要はありません。

• 使用可能な変数には、以下のものが含まれます。
  • 現在の日付
    • 例えば、「YYYY」、「MM DD YYYY」、「MM YYYY」などの形式があります。
  • ファイルリクエストおよびワークフローフォルダのメタデータ属性
    • Enterpriseユーザーの場合は、現在の結果フォルダおよび結果ファイルのメタデータ属性も含まれます*。
  • トリガーや現在のワークフローの結果内で使用されるファイル/フォルダ名
  • ワークフローをトリガーしたフォルダの名前
    • この変数は、トリガーで変更されたフォルダを参照します。
• フォルダまたはファイルの名前変更、コピー、作成時に、固定テキストと動的テキストの両方を含めることができます。

*現在の結果ファイルまたは結果フォルダのメタデータ属性は、Enterprise以上のプランで利用できます。

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メタデータの結果のオプション

メタデータとタスクの結果を作成するプロセスは、メタデータとタスクイベントを作成するプロセスとは異なります。 これについては、以下で説明します。 トリガーイベントの結果として、以下の操作が可能です。

• メタデータテンプレートを適用するファイルまたはフォルダを指定したら、適用するメタデータテンプレートを指定する。
• そのテンプレートにメタデータ属性を追加または更新する。

次に例を示します。

• 新たに作成されたプレスリリースに「プレスリリース」メタデータテンプレートを適用します。
  • このテンプレートの属性の1つが「ステータス」であったとします。
• プレスリリースの作成時に、そのステータスが「進行中」>「レビュー中」>「承認済み」に各ステップで変化するようなワークフローを作成します。

結果にメタデータテンプレートを適用し、変更する属性を指定するには:

1. [次のアクションを選択してください。] で、[メタデータの追加] をクリックします。
2. [メタデータを適用するファイルを選択してください。] または [メタデータを適用するフォルダを選択してください。] で、下矢印をクリックしてファイルを選択します。
   • これで、選択したファイルまたはフォルダにテンプレートが追加されます。
3. [適用するメタデータを選択してください。] で、ボックス内の任意の場所をクリックし、メタデータテンプレートのリストを表示します。
4. 使用するテンプレートをクリックします。
5. メタデータの属性と値のペアを新たに追加する場合は、[値の追加] をクリックします。 [属性の選択] をクリックします。
   • 表示される属性のリストから、更新する属性を指定し、その横にある下矢印をクリックして値を選択します。

上記の手順を繰り返し、メタデータ結果を追加して、ワークフローのステータスを適切に反映するようにメタデータの属性と値を変更します。 例えば、プレスリリースのワークフローで、ステータス属性を選択し、リリースがレビュー担当者に転送されるときにレビュー中の値を追加します。リリースを公開する準備が整ったときに、ステータス属性が承認済みとなる結果を作成します。 詳細については、企業に適したメタデータ構造を作成する方法を参照してください。

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結果による動的な命名

メタデータテンプレートを使用してフォルダまたはファイルの結果を作成する場合は、動的な命名を使用して、選択した属性を参照できます。 ただし、選択したファイルまたはフォルダにない属性を含むテンプレートを選択した場合、存在しない属性は、ワークフローの実行時に次の形式で表示され、存在しないことが示されます:  「(missing){attribute title}」

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タスクの結果のオプション

トリガーイベントの結果として、タスクを割り当てることができます。 例えば、指定したフォルダにベンダーが契約案をアップロードすると、そのファイルをレビューまたは承認するタスクが特定のユーザーに割り当てられるように構成できます。 また、ユーザーに割り当てたタスクが拒否された場合にワークフローをルーティングし直すこともできます。 タスクが承認または完了すると、Relayはワークフローを自動的に進めます。 4つのトリガーのいずれでも、タスクの結果を発生させることができます。 タスクの結果を作成するには

1. [結果] ボックスで、[タスクの割り当て] をクリックします。

2. タスクの種類を決定します。 担当者にタスクの承認または拒否だけを求める場合 (例えば、予算の承認または拒否など) は、[割り当てるタスクの種類を選択してください。] で [承認タスク] をクリックします。 その他のアクティビティ (例えば、ブログのコピーと編集、請求書への記入など) の場合は、[一般タスク] をクリックします。
3. [タスクの詳細を入力してください。] で、[担当者] ボックスをクリックし、担当者の名前またはメールアドレスの最初の何文字かを入力します。 候補となる担当者のリストが表示されるので、 目的の担当者をクリックします。
   • このワークフローを最初に開始したユーザーにタスクを割り当てることができます。 このユーザーは、[ワークフローを開始したユーザー] としてタスクの割り当てが可能なユーザーのリストに表示されます。 これは、例えば融資引受会社のグループの1人がレビューと承認のために融資申請書を提出する場合など、グループ内の任意のユーザーが開始できるワークフローを作成する際に活用できます  (特定の状況では、ワークフローを開始したユーザーが実際にワークフローを開始するユーザーではない場合があります。 詳細については、この記事の最後にある注意事項を参照してください)。
   • 1つのタスクを複数のユーザーに割り当てることができます。
   • 1つのタスクを複数のユーザーに割り当てた場合、担当者全員がタスクを完了しないと、Relayではワークフローを進めることができません。 担当者のうち1人がタスクを完了した時点でワークフローが進むようにするには、[担当者のうち1人がタスクを実行すればこのタスクは完了とする] をオンにします。
4. [メッセージ] ボックスに、タスクの具体的な説明を入力します。
5. 必要に応じて、ユーザーがこのタスクを完了するために許容される日数や時間数を入力します。
6. [ファイルにタスクを割り当てる] ボックスで、タスクを割り当てるファイルを指定します。

タスク担当者がタスクを拒否した場合、デフォルトでは、ワークフローが終了します。 ここでは、次の3つのオプションが用意されています。

1. 何も実行せず、[フローを終了] をデフォルトのままにする。
2. Relayを以前のタスクの結果に戻し、実質的にその時点からワークフローをやり直す。
3. 一般タスクを割り当てる。
   • この一般タスクは、必要に応じてワークフローを開始したユーザーに割り当てることができます。

Relayを前のタスクの結果に戻すには

• [結果 (結果の番号) に移動] をクリックします。
  • 前のタスクの結果 (一般タスクまたは承認タスク) を選択する必要があります。 例えば、タスクが拒否された場合に、ファイルのコピー操作やメタデータの更新操作を選択することはできません。
  • ワークフローの (まだ実行されていない) 後のタスクの結果を選択することはできません。

一般タスクを割り当てるには

1. [一般タスクを割り当て] をクリックします。
   • これは、レビューサイクルを構築する際などに有効です。 例えば、上長が契約書を拒否した場合、契約書を最初の営業担当者に戻すことができます。 営業担当者は契約書の条件を適宜変更し、再度承認を依頼するワークフローを上長に戻すことができます。
   • 割り当てることができるのは、承認タスクではなく、一般タスクのみです。
2. この一般タスクが完了した後の処理内容を選択します。 以下のいずれかを行います。
   • 前のタスクの結果からプロセスを続行する。
   • タスクの拒否時に実行するように設定されているタスクの結果からプロセスを続行する。

他のイベントと同様、Relayは拒否されたタスクをログに記録して追跡します。 拒否が原因で繰り返されているステップは、個々の連続したイベントとして追跡されます。

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通知の結果

通知の結果を使用すると、処理が完了したときやファイルが拒否されたときなどのワークフローの進捗を関係者に通知できます。RelayからBoxウェブアプリやメールを介して、指定したユーザーに自動メッセージが送信されます。ワークフローの作成者は、Boxから送信されるメッセージに詳細な情報を追加したり、メッセージの受信者に別の操作を提案したりできます。 タスク拒否時の手順指定の詳細 新しいワークフローの作成の詳細 ファイルおよびフォルダのセキュリティ分類に関する詳細 電子すかしに関する詳細 ファイルリクエストの使用に関する詳細 ヒント

• 複数の結果や複数のタスクが割り当てられている場合は、ワークフローのステップのリストを追跡するのがやや困難になることがあります。左側のナビゲーションで、折りたたみ可能なワークフローのサマリービューを使用すると、作成しているワークフロー全体の概要をすばやく確認できます。
• 拒否時のタスクによりワークフローのあるステップが再実行されるように設定されている場合に、ファイルのコピーが繰り返されると孤立したファイルが生成され、バージョン管理に影響を与える可能性があります。 そのため、ファイルのコピーではなくファイルの移動を検討することをおすすめします。

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ドキュメント生成と署名の結果

ドキュメントを動的に生成するには、結果として [ドキュメントの生成] を選択します。 ここから、Box Formsの送信内容 (トリガーがフォームの送信の場合)、手動入力のデータなどの動的変数を使用して、ドキュメントを生成できます。 ドキュメントが生成されたら、後続の結果で署名をリクエストの結果を使用して、そのドキュメントを電子サインまたは承認用に送信できます。 「署名をリクエスト」の結果を使用してドキュメントを署名用に送信できるようにするには、タグを手動で入力するかBox Doc Gen Template Creatorアドインを使用して、Microsoft WordでDoc GenテンプレートにBox Signテンプレートタグを作成して含めていることを確認してください。 手順1.  ワークフローの結果として「ドキュメントの生成」を構成する

1. [結果] で [ドキュメントの生成] を選択します。
2. 構成するDoc Genテンプレートを選択します。
3. テンプレートのDoc Genタグを固定値または動的変数にマッピングします。
4. 生成されたドキュメントを保存するフォルダを選択します。
5. ファイル形式を選択します。
   1. PDF
   2. docx
      1. Relayで自動化された署名リクエストでは使用できません。

Relayの結果で生成されたドキュメントは、以下のすべてで利用可能になります。

• ファイルの結果
• メタデータの結果
• タスク割り当ての結果
• 署名リクエストの結果 (署名をリクエストの結果が後続の結果の1つとして設定されている場合、生成されたドキュメントをBox Signによる署名または承認用に自動的に送信できます)
  • 署名リクエストファイルと署名ログは、最初の結果の後に利用可能になります。

手順2.  生成されたドキュメントをBox Signによる電子サインまたは承認用に送信する

1. 署名をリクエストの結果を選択します。

2. 前の結果で生成されたファイルを選択します。
3. [受信者を追加] で、動的変数を使用するかメールアドレスを手動で入力して、署名者、承認者、またはコピーを受信の受信者を追加できます。 例えば、Boxのフォームにメールアドレスフィールドを追加した場合は、そのフィールドに入力されたメールアドレスを動的に使用して、生成されたドキュメントを署名用または承認用に送信できます。
4. 受信者ごとに、[署名者]、[承認者]、または [コピーを受信] から、いずれかのBox Signの受信者の役割を指定します。 Box Signの受信者の役割の詳細については、こちらの記事を参照してください。
5. (省略可) 複数の受信者の場合は、[署名の順序を設定する] を有効にして署名の順序を設定し、希望する署名の順序に対応する番号を各署名者の名前の隣に追加します。 例えば、番号1はワークフローの最初の署名者、番号2は2番目の署名者のように対応します。

6. (省略可) 署名リクエストの処理中に、署名対象ファイルのメタデータを更新し、リアルタイムのステータスの更新を含むことができます。 その手順は以下のとおりです。
   1. [署名リクエストを追跡するためのメタデータテンプレートを選択 (省略可)] をクリックします。
   2. メタデータテンプレートと、Relayが署名リクエストのステータスを入力するメタデータ属性を指定します。 署名リクエストのステータスには、In Progress (進行中)、Signed (署名済み)、Cancelled (キャンセル)、Expired (期限切れ) の値があります。
7. [有効化] をクリックします。

RelayでのBox Doc Genの使用の詳細については、Box Doc GenとBox Relayを使用したドキュメントの生成を参照してください。