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グループを使用すると、Enterprise管理者は素早く簡単にフォルダに複数のユーザーを追加し、アクセス権限を割り当てることができます。 グループを効率的に実装することで、導入を簡素化し、長期間のユーザー管理をさらに単純化できます。
注グループに追加できるのは、組織内のユーザー (管理対象ユーザー) のみです。 外部ユーザーを管理対象グループに追加することはできません。
グループを作成するには、以下の手順に従います。
  1. [管理コンソール] > [ユーザーとグループ] に移動します。
  2. [グループ] タブをクリックします。
  3. [作成] をクリックします。
  4. 一意の名前を入力し、必要に応じて説明を入力します  ([説明] フィールドは省略可能ですが、グループの目的、メンバーシップの概要、グループで共有するコンテンツなど、役に立つ説明を入力することをお勧めします)。
  5. グループの権限設定を以下から選択します。この設定では、フォルダへのこのグループの招待とグループのメンバーの表示を行えるユーザーを定義します。
    1. [会社] - 社内のすべてのユーザー
    2. [グループメンバー] - グループのメンバーのみ
    3. [管理者のみ] - 管理者のみ (これを選択した場合、このグループのメンバーは、グループ内の他のメンバーを表示することも、グループ全体をフォルダに招待することも、他のメンバーにタスクを割り当てることもできません)
  6. [次へ] をクリックします。
  7. 必要に応じて、グループに管理対象ユーザーを追加します。
  8. ユーザーを追加した場合は、追加したユーザーの権限を必要に応じて変更します  ([メンバーを追加] ダイアログボックスで追加したユーザーをグループ管理者として定義しなかった場合は、この時点でグループメンバーのいずれかに対して定義することができます。また、グループ管理者になっていたユーザーをそのロールにしておく必要がなくなった場合は、単なるグループメンバーに変更することができます)。
  9. [次へ] をクリックします。
  10. 必要に応じて、グループに共有フォルダを追加します。
  11. [完了] をクリックします。
既存のグループを編集または削除するには
  1. [グループ] タブに移動します (手順については上記を参照)。
  2. 既存のグループの名前をクリックします。
  3. 表示されたページで、グループ情報の概要を確認できます。 このページに表示される [編集] ボタンをクリックすると、対応するグループを編集できます。 また、右上の [グループを削除] をクリックするとグループを削除できます。

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グループ管理のベストプラクティス

グループを作成する前に、会社の構造とBox内のフォルダの構造の両方を把握しておくことをお勧めします。

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グループが会社に適合していること

組織は、部門、プロジェクトチーム、その他の下部組織に細分化されていることがあるため、さまざまなチームのさまざまなアクセスレベルをさまざまなコンテンツに付与する必要があります。 グループを使用すると、この作業分担がBoxに簡単に複製され、新しい方針に沿ってチームを新たに作成する機会が与えられます。

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グループがフォルダ構造に適合していること

フォルダをグループに割り当て、その延長として複数のユーザーにフォルダを割り当てることになるため、フォルダ構造を合理的なものにしておくことをお勧めします。 フォルダを部門別またはプロジェクト別に用意した場合は、同じことをグループにも実施します。 これでグループの管理が容易になり、長期的には時間の節約につながります。

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複数のグループからのファイルアクセス権

それぞれ異なる権限レベルを割り当てられた2つ以上のグループが同じフォルダにアクセスすることは珍しいことではありません。 この場合、両方のグループに属するユーザーは、より高い権限レベルでそのフォルダにアクセスできることになります。 以下に例を示します。
  • 「プロジェクト」グループのメンバーには、プロジェクトの請求書フォルダに対する編集者アクセス権限があります。
  • 「プロジェクト管理者」グループのメンバーには、プロジェクトの請求書フォルダに対する共同所有者アクセス権があります。
  • Juanは両方のグループのメンバーです。 このため、Juanには、プロジェクトの請求書フォルダに対する共同所有者アクセス権があります。